PDCA oda OODA? Verbesserungen wirklich iterativ vorantreiben

Foto: marfis75 on flickr – CC BY 2.0

1. Was ist nochmal der PDCA-Zyklus?
2. Mein persönlicher PDCA-Knoten: wo bleibt im weiteren Verlauf das PLAN?
3. OODA als der agilere PDCA-Zyklus
4. Warum ist OODA zeitgemäßer als PDCA?
5. OODA und agiles Arbeiten

Ich weiß ja nicht, ob Ihnen das auch schon mal aufgefallen ist, aber ich persönlich bekomme beim PDCA-Zyklus regelmäßig einen Knoten ins Gehirn, weil ich nicht richtig verstehe, wie sich ab dem 2. Zyklus die Schritte voneinander abgrenzen lassen. Der Artikel soll sich mit dem Knoten beschäftigen und einer Alternative, die aus meiner Sicht, etwas geschmeidiger und vor allem auch agiler dem Thema “Kontinuierliche Verbesserung” nähert.

Was ist nochmal der PDCA-Zyklus?

Für Qualitätsmanager:innen ist der PDCA-Zyklus ohne Frage der Urschleim, aus dem alles erwächst: es geht um die fortwährende Arbeit an der Qualität, der Suche nach (weiteren) Verbesserungsmöglichkeiten, dem Streben nach Perfektion. Über PLAN werden Überlegungen zur  Verbesserung angestellt, mit DO in die Realisation gebracht, danach geCHECKt und anschließen reagiert, also mit ACT nachgesteuert. Folgendes Bild findet man dazu oft in der Literatur:

Bild: privat

Die Idee ist, dass frau nach einem Zyklus ein neues Niveau an Qualität erreicht hat und daher das Planen auf einen höheren Qualitätsniveau von vorne beginnen kann. Dabei bleiben die eigentlichen Qualitätsziele immer dieselben und nur der Anspruch dahinter, wie gut sie erbracht werden müssen, wird jeweils erhöht (also z.B. statt 5% Ausschuss nur noch 3% zu erreichen).

Mein persönlicher PDCA-Knoten: wo bleibt im weiteren Verlauf das PLAN?

Soweit, so gut. Ich habe mit ACT also nachgesteuert und dann kann der Zyklus wieder von vorn beginnen. Doch hier kommt mein Problem: wenn ich von vorne beginne, kommt laut Theorie als erstes PLAN. Aber was konkret plane ich denn jetzt? Die Verbesserungsbedarfe, die ich durch meinen CHECK-Part identifiziert habe, habe ich bereits in ACT umgesetzt. D.h. die nächste Runde von PLAN und DO wurde eigentlich schon realisiert.

Und tatsächlich wird nach meiner Erfahrung in der Realität aus dem ewigen PDCA-Zyklus eher ein PDCA-CA-CA-CA…-Zyklus. Man setzt initial was auf, checkt das regelmäßig, überlegt sich Verbesserungen, die man sogleich umsetzt und dann checkt man wieder. Ein weiteres PLAN käme eigentlich nur ins Spiel, wenn von Außen ein Impuls kommt, neue Dinge in das Vorgehen zu integrieren. Also Etwas, das wirklich eine Phase des Planens und Implementieren verlangt und nicht nur ein einfaches Reagieren. Doch das sieht der traditionelle PDCY-Zyklus gar nicht vor. Die Qualitätsziele bleiben unhinterfragt immer dieselben.

OODA als der agilere PDCA-Zyklus

Als eine Alternative möchte ich die OODA-Schleife vorstellen. OODA steht für OBSERVE, ORIENT, DECIDE, ACT. Entwickelt wurde diese “Schleife” von dem Air Force Colonel John Boyd, der nach einem geeigneten Reaktionsmuster für militärische Aktionen gesucht hatte. Das ist deswegen interessant, weil ein kriegerisches Gefechtsfeld schnelle Reaktionen auf sich ständige ändernde Bedingungen par excellence verlangen. Ein Anspruch, den es sich lohnt, näher zu betrachten.

Bild: Patrick Edwin Moran, CC By 3.0

Einer der wesentlichen Unterschiede hier ist, dass nicht mit einem Plan begonnen wird, sondern mit Beobachtungen (OBSERVE). Und zwar nicht nur, wie bei dem CHECK-Teil im PDCA-Zyklus, mit dem, was man verbessern bzw. kontrollieren will, sondern mit allen Informationen, die einem zur Verfügung stehen. Also auch aus der Umwelt, aktuellen Entwicklungen oder neuen Informationen, die man erhalten hat.

Mit ORIENT setzt dann ein Moment der → Reflexion ein, der die gewonnenen Informationen bewertet und für das eigene System bzw. die eigenen Ziele in den Kontext setzt. Erst dann werden ggfls. Handlungen entschieden (DECIDE) und umgesetzt (ACT). Dabei werden Hypothesen aufgestellt, die im Anschluss getestet, aber ggfls. auch wieder verworfen werden.

Warum ist OODA zeitgemäßer als PDCA?

Was mir daran besser gefällt, ist einerseits die Erkenntnis, dass ein PLAN nicht im luftleeren Raum passiert, sondern eigentlich immer etwas davor geschaltet hat: Einen Moment der Beobachtung – und zwar nicht nur der Dinge, die ich verbessern will, sondern meiner Umwelt, also dem, was von Außen kommt. Und andererseits kommt dann ein bewusster Moment der Reflexion, der die gewonnen Information überführt in mein System, meine Welt in einem Abgleich mit meinen bisherigen Zielen.

Im militärischen Kontext ist selbstevident, warum das passieren muss: evtl. müssen sich auch meine Ziele ändern, wenn ich bemerke, dass der Feind mir waffentechnisch o.ä. überlegen ist. Ich kann nicht stur an meinen militärischen Zielen festhalten, wenn die Realität mir Beweise liefert, dass die Rahmenbedingungen nicht für mich sprechen.

In Unternehmen geht es vielleicht nicht immer um Leben und Tod, aber doch ein stückweit ums Überleben und der Möglichkeit, schnell auf geänderte Rahmenbedingungen zu reagieren. Das Beobachten der Umwelt ist ein wesentlicher Faktor, der das unterstützt. Ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess, der diesen Teil zum wesentlichen Ausgangspunkt aller Überlegungen macht, ist hier besser aufgestellt als ein in sich abgekapseltes Qualitätsmanagementsystem alter Schule.

Außerdem wird hier nicht davon ausgegangen, dass ich gleich die richtige Lösung für mein Problem finden werde. Im Sinne eines komplexen Systems werden lediglich Hypothesen aufgestellt, die getestet und schnell wieder verworfen werden können. Ich denke, auch der traditionelle PDCA-Zyklus erlaubt im ACT-Teil die Hypothesenbildung, aber sie ist dort nicht so prominent aufgehängt wie in der OODA-Schleife.

OODA und agiles Arbeiten

Oftmals wird gesagt, dass Scrum mit seiner Sprintlogik dem PDCA-Zyklus folgt. Tatsächlich orientiert sich meiner Meinung nach aber das agile Vorgehen weniger am PDCA-Zyklus, sondern vielmehr ebenfalls an der OODA-Schleife:
Mit den agilen Methoden der Anforderungserhebung wird dafür gesorgt, dass genug Informationen vorliegen, um zu wissen, was gebraucht wird (OBSERVE). Es erfolgt ein Abgleich der eigenen Möglichkeiten, dies bereitzustellen (Backlog-Refinement – ORIENT). Das nächste Inkrement wird ausgeplant (Sprint-Planning – DECIDE) und umgesetzt (Sprint – ACT). Nachdem der Kundschaft im Review das Erarbeitete vorgestellt wurde (erneutes OBSERVE), wird der nächste Schritt ausgeplant… Startpunkt ist also auch im agilen Arbeiten das Verstehenwollen und nicht das schon Wissen, wohin die Reise gehen muss.

Damit kommt keine so geradlinige Entwicklungslinie wie in der oben genannten Grafik heraus. Das geht auch manchmal etwas Schlingelschlangel. Aber wenigstens merkt man so schneller, wenn man auf die falschen Qualitätsziele gesetzt hat und in eine ganz andere Richtung denken muss. Das bringt m.E. deutlich mehr Flexibilität und damit im Sinne der Kund:innen auch Qualität als der traditionelle PDCA-Zyklus. Daher mein Appell: mehr OODA und weniger PDCA wagen!